Datenschutzerklärung zu den Online-Self-Assessments („HAW-Navigator“) der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg (HAW Hamburg)

Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Infolgedessen und um selbstverständlich allen uns obliegenden gesetzlichen Informations- und Aufklärungspflichten nachzukommen, informieren wir Sie nachfolgend darüber wie wir, die HAW Hamburg, Ihre Daten verarbeiten und welche Rechte Ihnen hinsichtlich der Datenverarbeitung zustehen.

1. Verantwortlicher der Datenverarbeitung

Verantwortlicher der Datenverarbeitung ist die:

Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg (HAW Hamburg)
vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr. Micha Teuscher
Berliner Tor 5
20099 Hamburg
Tel.: +49.40.42875-0
Fax: +49.40.42875-9149

Die Online-Self-Assessments („OSA“) zur Studienorientierung („HAW-Navigatoren“) wurden allerdings von der CYQUEST GmbH, Heußweg 25, 20255 Hamburg, entwickelt und werden von der CYQUEST GmbH in unserem Auftrag betrieben. Infolgedessen klären wir Sie hier im Folgenden darüber auf, welche Daten wir über die CYQUEST GmbH erheben und wie wir, beziehungsweise die CYQUEST GmbH, diese Daten verarbeiten. Selbstverständlich ist die CYQUEST GmbH uns und dem Datenschutz über einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag ausdrücklich verpflichtet.

2. Datenschutzbeauftragte

Datenschutzbeauftragte der HAW Hamburg
Berliner Tor 5, 20099 Hamburg
datenschutz@haw-hamburg.de

3. Gegenstand des Datenschutzes

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Diese sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Namen, Post-Adressen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern, aber auch Nutzungsdaten wie Ihre IP-Adresse oder Inhaltsdaten wie die von Ihnen abgegebenen Antworten und die daraus resultierenden Testergebnisse.

Bitte lesen Sie auch unsere Informationen zum Dienst Google Analytics, welchen wir im Rahmen der HAW-Navigatoren nutzen, sowie unsere Informationen zur Einbindung Google Maps und Youtube-Videos. Sie finden diese Informationen unter den Ziffern 4.4 bis 4.6.

4. Umfang sowie Zwecke der Datenerhebung, Datenspeicherung und Datennutzung

Im Folgenden klären wir Sie über den Umfang der Datenerhebung und -speicherung sowie -nutzung (im Folgenden „Datenverarbeitung“, verwendet im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO) und über den Zweck der jeweiligen Datenverarbeitung im Rahmen der HAW-Navigatoren auf.

4.1 Datenverarbeitung im Rahmen der Absolvierung der HAW-Navigatoren

Für das Durchlaufen der HAW-Navigatoren ist die Angabe von personenbezogenen Daten nicht erforderlich. Sie können die HAW-Navigatoren vollkommen anonym durchführen. Alternativ können Sie zu Komfortzwecken eine Registrierung mit einer gültigen E-Mail-Adresse und einem Kennwort vornehmen.

Im Anschluss an das OSA werden Sie gebeten, das OSA zu bewerten (Evaluation). Die Teilnahme an der Evaluation ist freiwillig. Dabei werden Sie etwa gefragt, ob das OSA für Sie nützlich war oder ob Sie Neues über den Studiengang oder die Studiengänge erfahren haben. Die HAW Hamburg nutzt diese Angaben, um das OSA gegebenenfalls weiter verbessern zu können. Auch diese Angaben können Sie anonym abgeben.

4.1.1 Anonyme Nutzung

Sie können die HAW-Navigatoren anonym nutzen. Sie müssen keine personenbezogenen Daten angeben. (Zur kurzfristigen Verarbeitung Ihrer IP-Adresse lesen Sie bitte Ziffer 4.3). Zu Beginn des Durchlaufs des von Ihnen ausgewählten HAW-Navigators wird eine Session-ID vergeben und in der Datenbank ein Account zu dieser Session-ID angelegt. Unter dieser Session-ID werden die folgenden, in diesem Fall nicht personenbezogenen, Daten verarbeitet:

Haben Sie den von Ihnen ausgewählten Studiengang-Navigator komplett durchlaufen, so wird Ihnen ein Code angezeigt. Dieser Code dient bei einer Bewerbung an der HAW Hamburg als Nachweis dafür, dass Sie der Verpflichtung, den HAW-Navigator für diesen Studiengang durchlaufen zu haben, nachgekommen sind. Bitte schreiben Sie daher diesen Code auf und verwahren Sie ihn gut.

Eine Rechtsgrundlage ist für eine anonyme Datenverarbeitung nicht notwendig.

4.1.2 Nutzung unter Angabe einer E-Mail-Adresse (personenbezogene Nutzung)

Sie können sich allerdings – zu Ihrem eigenen Komfort – auch zu Beginn der Nutzung der Navigatoren einen Account erstellen. Mit diesem Account wird es Ihnen ermöglicht, die Navigatoren jederzeit zu unterbrechen, um sie zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt an gleicher Stelle fortzuführen. Daneben können Sie den bzw. die Code(s) der von Ihnen absolvierten Navigatoren jederzeit erneut abrufen, mit dem/denen Sie die Absolvierung des Navigators im Bewerbungsverfahren bei der HAW nachweisen können.

In diesem Fall werden die folgenden Daten unter dem Account von Ihnen verarbeitet:

Diese Daten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 I b) DSGVO. Wenn Sie sich für die Komfort-Funktionen einer Account-Erstellung entschließen, können wir Ihnen diese nur anbieten, wenn Sie uns eine E-Mail-Adresse zum Zwecke der Personalisierung dieses Accounts zur Verarbeitung übermitteln.

4.2 Personenbezogene Nutzung im Support-Fall

In Einzelfällen kann es allerdings vorkommen, dass Sie als Nutzer sich an uns bzw. die CYQUEST GmbH telefonisch oder per E-Mail wenden, um Support-Leistungen zu erhalten. In diesem Fall erhält die CYQUEST GmbH von Ihnen selbstverständlich Ihre E-Mail-Adresse sowie ggf. Ihre Telefonnummer. Des Weiteren werden Sie der CYQUEST GmbH in diesem Fall voraussichtlich Ihren Namen nennen. In diesem Fall werden naturgemäß dann die personenbezogenen Daten mit den Inhaltsdaten verknüpft, um erkennen zu können, wie weit Sie im Online-Assessment fortgeschritten ist und wie schnellst möglich Abhilfe zu schaffen ist.
Diese temporäre Verknüpfung durch den Support wird seitens der CYQUEST GmbH nicht über den Support-Fall hinaus gespeichert und auch sonst nicht weiter verarbeitet.

Dieser hier beschriebenen Form der Verarbeitung stimmen Sie als Nutzer zu, wenn Sie im Einzelfall direkte Support-Leistungen in Anspruch nehmen.

Demnach erfolgt diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 I a) iVm Art. 7 DSGVO, schließlich bekunden Sie freiwillig durch eine eindeutig bestätigende Handlung in Form eines Telefonanrufes oder einer übersandten E-Mail, dass Sie mit der hier beschriebenen Form der Datenverarbeitung, über die Sie zu Beginn der Datenverarbeitung informiert wurden, einverstanden sind.

4.3 IP-Adressen

Ohne Internet-Protokoll-Adressen, kurz „IP-Adressen“, würde – sehr vereinfacht ausgedrückt – das Internet nicht funktionieren. Eine IP-Adresse stellt nämlich in Computernetzen eine Adresse dar, damit darüber Webserver und/oder einzelne Endgeräte angesprochen und erreicht werden können. Ohne IP-Adresse können der Webserver und die Endgeräte nicht kommunizieren – und somit nichts anzeigen. Der Webserver, auf dem das Online-Assessment gehostet wird, wird also mit einer Datenanfrage – von Ihnen, Sie wollen das Online-Self-Assessment schließlich nutzen – angepingt. Um Ihnen die Daten zu liefern, muss der Webserver Ihre IP-Adresse kennen. Folglich muss der Webserver in diesem Moment der Datenabfrage Ihre IP-Adresse verarbeiten. Dazu erhält der Webserver die Information, welche Webseite bzw. Datei abgerufen, welcher Browser und welches Betriebssystem dazu genutzt wurde. Normalerweise werden diese Daten vollständig in den sog. Webserver-Logfiles langfristig gespeichert. Normalerweise. Die CYQUEST GmbH speichert die IP-Adressen der Nutzer außer zum Zeitpunkt der hier geschilderten notwendigen Verarbeitung nicht weiter in den Logfiles, sondern anonymisiert die IP-Adresse. Dies geschieht indem bei allen zugreifenden IPv4 Adressen der letzte Block auf „0“ geändert und bei allen zugreifenden IPv6 Adressen nur die ersten beiden Blöcke gespeichert sowie die letzten sechs Blöcke durch „::“ ersetzt werden.

Falls Sie sich nun fragen, warum wir Ihnen das hier alles überhaupt erläutern: Die IP-Adresse ist seit Mai 2018 durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als personenbezogenes Datum definiert. Und wenn die IP-Adresse als personenbezogenes Datum qualifiziert wird, dann müssen wir Sie darüber aufklären, dass wir diese zu dem Zweck, dass Sie das Online-Self-Assessment überhaupt nutzen können, kurzfristig verarbeiten.

Die IP-Adresse verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO, da wir Ihnen sonst nicht die Web-Applikation und damit auch die Inhalte und Funktionen der HAW-Navigatoren nicht anzeigen könnten.

4.4 Google Analytics

Auf unserer Webseite ist der Trackingdienst Universal Analytics (vormals: Google Analytics) eingebunden. Über die Einbindung und Funktionsweise dieses Dienstes klären wir im Folgenden auf. Universal Analytics ist ein Webanalysedienst der Google LLC., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, United States (künftig: Google). Universal Analytics ist ein Webanalyse-Tool, mit dessen Hilfe die Interaktion der Besucher mit der Online-Plattform analysiert und somit die Online-Plattform weiter verbessert werden kann. Hierzu wird von Google LLC ein Cookie gesetzt (Textdateien, die auf dem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Webseite durch den Nutzer ermöglichen). Dieser Cookie verarbeitet die folgenden Daten:

Die durch den Cookie erzeugten Informationen über die Benutzung dieser Webseite werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Allerdings haben wir die IP-Anonymisierung auf unserer Online-Plattform aktiviert. Aufgrund dessen wird die IP-Adresse innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum von Google vor der Übertragung in die USA gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. In unserem Auftrag wird Google die oben genannten Informationen benutzen, um die Nutzung der Webseite auszuwerten, um Reports über die Webseitenaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Webseitennutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Webseitenbetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Universal Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.
Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 I f) DSGVO. Die HAW verfügt nämlich über ein berechtigtes Interesse daran, das grundsätzliche Nutzungsverhalten auf der Applikation nachvollziehen zu können, um die Applikation gegebenenfalls verbessern und damit auch die Studienorientierung selbst optimieren zu können. Ein entgegenstehendes berechtigtes, überwiegendes Interesse der Nutzer daran, dass mittels des UA-Cookies der Browser-Typ, das verwendete Betriebssystem, die IP-Adresse (gekürzt) sowie die Uhrzeit der Serveranfrage verarbeitet werden, ist nicht ersichtlich. Diese Daten können weder durch die HAW noch CYQUEST selbst zu konkreten Personen in eine Beziehung gesetzt werden.
Die Google LLC ist uns über einen Auftragsverarbeitungsvertrag datenschutzrechtlich verpflichtet.
Darüber hinaus könnten Sie die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf die Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. der IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-PlugIn herunterladen und installieren: https://cyque.st/optde.
Wenn Sie die Seite über ein Tablet oder ein Mobiltelefon nutzen und die Erfassung der Besuche auf dieser Webseite von Universal Analytics zukünftig verhindern möchten, dann klicken Sie bitte diesen Link. Durch das Klicken des Links wird ein Opt-Out-Cookie im mobilen Browser hinterlegt. Wird dieser Cookie gelöscht, muss der Link erneut geklickt werden.

4.5 Einbindung von Google Maps

In einigen HAW-Navigatoren sind Karten von Google Maps eingebunden, einem Dienst von Google LLC. (Adresse s.o.). Um die Karten anzeigen zu können wird über die Google Maps API das Kartenmaterial von Google geladen, d.h. die Karteninhalte werden von Servern von Google aufgerufen. Durch die Nutzung von Google Maps können folglich Informationen über die Benutzung, einschließlich Ihrer IP-Adresse, an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert werden.

Auch in Bezug auf Google Maps gelten die Datenschutzhinweise von Google. Bitte informieren Sie sich hier: https://cyque.st/gprivacy.

4.6 Youtube – eingebundene Videos

In Rahmen der HAW-Navigatoren werden vereinzelt Videos über Youtube eingebunden. Die Youtube, LLC ist eine hundertprozentige Tochter der Google LLC. 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, United States. Zur Einbindung der Videos wird der sogenannte „erweiterte Datenschutzmodus“ von Youtube verwendet. Dabei wird erst bei Abspielen des Videos ein Cookie auf dem Rechner des Nutzers gespeichert. Nach Darstellung von Youtube werden keine personenbezogenen Cookie-Informationen für Wiedergaben von eingebetteten Videos mit erweitertem Datenschutz gespeichert.
Weitere Informationen zur offiziellen Datenschutz-Politik von YouTube erhalten Sie hier:
https://cyque.st/gprivacy
Wenn Sie sichergehen möchten, dass keine Ihrer Daten bei YouTube gespeichert werden, klicken Sie die eingebetteten Videos nicht an.

5. Dauer der Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Die Einhaltung des Grundsatzes der Datensparsamkeit bzw. der Datenminimierung ist uns selbstverständlich.
Die unter einer E-Mail-Adresse erstellten Accounts mit den personenbezogenen Daten werden 12 Monate nach dem letzten Login des Nutzers gelöscht.

Die durch Absolvierung eines Navigators erzeugten Codes sind jeweils nur einmalig pro Semester für eine Bewerbung gültig.

6. Zweckgebundene Datenverwendung, Empfänger der Daten, Weitergabe der Daten

Der Grundsatz der zweckgebundenen Datenverwendung wird strikt beachtet. Sämtliche vorgenannten Daten werden nur zu den hier in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken verarbeitet.

Empfänger Ihrer Daten ist, wie hier dargestellt, die CYQUEST GmbH, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist.

7. Betroffenenrechte (u.a. Auskunft, Widerruf, Widerspruch, Löschung)

Unabhängig von den vorstehenden Ausführungen können Sie jederzeit der Verwendung Ihrer Daten gemäß Art. 21 DSGVO widersprechen und eine etwaige daneben erteilte Einwilligung zur Verwendung Ihrer Daten gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerrufen.

Wenn Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen bzw. der Verwendung der Daten widersprechen, berührt dies die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht.

Weiter können Sie jederzeit die von uns erhobenen und gespeicherten Daten berichtigen oder löschen (gem. Art 16, 17 DSGVO) lassen. Wir weisen jedoch ausdrücklich darauf hin, dass es gesetzliche Verpflichtungen geben kann, Daten weiter aufzubewahren. In diesem Fall können die Daten nur gemäß Art. 18 DSGVO beschränkt werden. Weiter müssen wir Sie darauf hinweisen, dass Sie im Fall eines Löschungsverlangens gegebenenfalls den HAW-Navigator bei einer Bewerbung an der Hochschule erneut durchlaufen müssen.

Darüber hinaus steht Ihnen auch das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sowie das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde im Sinne von Art. 77 DSGVO zu.

Und selbstverständlich können Sie Auskunft über die uns vorliegenden Daten gemäß Art. 15 DSGVO verlangen.

Wenden Sie sich zur Ausübung der vorgenannten Rechte bitte an support@cyquest.net oder datenschutz@haw-hamburg.de.

Wenn Sie Ihre Rechte unmittelbar gegenüber der CYQUEST GmbH geltend machen, so ist diese verpflichtet, dieses Verlangen der HAW Hamburg unverzüglich mitzuteilen und umgekehrt, damit schnellstmöglich Ihrem Verlangen nachgekommen werden kann.